Tóm tắt tài liệu nhanh với Notion AI cho dân văn phòng — 6 bước dễ hiểu

Các bước thực hiện

1. 1

   Đăng nhập và tạo trang mới

   Mở Notion và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau đó, tạo một trang mới bằng cách ấn vào 'New Page' ở góc trái cửa sổ. Đặt tên phù hợp cho trang này, chẳng hạn như 'Tóm tắt Biên bản họp'. OutPut mong đợi là một trang trắng mới sẵn sàng để bạn làm việc.

   Xem prompt mẫu

   Bạn là nhân viên văn phòng. Hãy tóm tắt biên bản họp ngày 20/11. Ngữ cảnh: cuộc họp với khách hàng A, sản phẩm B. Format: 3 bullet chính. Ràng buộc: dưới 100 từ.
2. 2

   Nhập hoặc đính kèm tài liệu cần tóm tắt

   Chọn 'Import' nếu bạn đã có tài liệu ở định dạng Word, PDF hoặc văn bản khác. Hoặc bạn có thể copy-paste nội dung trực tiếp vào trang Notion. Sau đó, kiểm tra xem toàn bộ nội dung hiển thị đầy đủ, không bị lỗi format.

   Xem prompt mẫu

   Bạn là trợ lý văn phòng. Phân tích tài liệu PDF đính kèm, lấy 5 điểm quan trọng cho sếp. Format: 5 bullet points chi tiết. Ràng buộc: dễ hiểu cho người không chuyên ngành.
3. 3

   Kích hoạt Notion AI để tóm tắt

   Đặt con trỏ ở đầu đoạn văn bản cần tóm tắt. Trên thanh công cụ ở menu trên cùng, nhấn vào tùy chọn AI rồi chọn 'Summarize'. Notion AI sẽ ngay lập tức phân tích và đưa ra một tóm tắt. Kết quả mong đợi là một đoạn văn bản ngắn gọn xuất hiện ngay dưới nội dung gốc, liệt kê các điểm chính.

   Xem prompt mẫu

   Bạn là chuyên viên tóm tắt tài liệu. Tổng kết nội dung email dài này. Ngữ cảnh: gửi cho đối tác về dự án Sản phẩm C. Format: 2 đoạn phản hồi nhanh. Tone lịch sự, chuyên nghiệp.
4. 4

   Chỉnh sửa và xác nhận thông tin đã tóm tắt

   Kiểm tra lại tóm tắt do Notion AI tạo ra để đảm bảo mọi thông tin chính xác. Bạn có thể cần điều chỉnh lại những phần chưa rõ ràng hoặc thêm những điểm quan trọng mà AI có thể đã bỏ sót. Đảm bảo rằng tóm tắt đã được biên tập rõ ràng dễ hiểu.

   Xem prompt mẫu

   Bạn là biên tập viên nội dung. Hãy kiểm tra lại bản tóm tắt này, đảm bảo mà không có lỗi sai về ngữ cảnh. Ngữ cảnh: sử dụng nội bộ công ty. Tone cần rõ ràng, ngắn gọn.
5. 5

   Lưu và chia sẻ tóm tắt

   Khi bạn hài lòng với tóm tắt, lưu lại tài liệu này bằng cách nhấn 'Ctrl + S' hoặc sử dụng nút 'Share' để gửi đến những người cần thiết. Nếu cần bảo mật, bạn có thể chuyển quyền xem hoặc chỉnh sửa tùy theo đối tượng.

   Xem prompt mẫu

   Bạn là quản lý tài liệu. Chuẩn bị và chia sẻ tóm tắt biên bản này qua email. Tone thân thiện, nhấn mạnh điểm cần lưu ý.

Câu lệnh mẫu chính

Ví dụ thực tế từ người Việt

Lỗi hay gặp

• Trong Notion AI, nếu tài liệu quá phức tạp và không có ngữ cảnh rõ ràng, tóm tắt có thể không chính xác.
• Người dùng quên xem kỹ tóm tắt của AI tạo ra, dẫn đến thông tin bị thiếu sót hoặc nhầm lẫn.
• Tài liệu gốc khi import có định dạng không tốt gây khó khăn cho AI trong việc phân tích và tóm tắt.

Mẹo thực tế

• Sử dụng chức năng 'Import' của Notion để đảm bảo tài liệu không bị mất format khi đưa vào.
• Trước khi nhờ AI tóm tắt, hãy xác định rõ mục tiêu đọc tài liệu đó để cho ra yêu cầu chính xác.
• Kết hợp tóm tắt sơ bộ của AI với một lần kiểm tra nhanh từ nhân viên để đảm bảo độ chính xác tối đa.

Câu hỏi thường gặp