Tóm tắt — bạn sẽ làm được gì sau bài này
Sau khi hoàn thành hướng dẫn này, bạn sẽ biết cách sử dụng Microsoft Copilot để tóm tắt tài liệu và biên bản họp nhanh chóng. Công việc viết email cho sếp hay khách hàng của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn khi có thể tận dụng khả năng tóm tắt của AI. Không còn loay hoay với những đoạn văn bản dài, bạn sẽ tiết kiệm được hàng giờ làm việc mỗi tuần.
Trước khi bắt đầu — yêu cầu
Trước khi bắt đầu, bạn cần có một tài khoản Microsoft Office 365 và đảm bảo rằng tính năng Microsoft Copilot đã được kích hoạt. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy đăng ký bằng email của bạn. Không cần cài đặt VPN hay sử dụng thẻ tín dụng cho bản miễn phí.
Workflow chi tiết
- Mở tài nguyên cần tóm tắt
- Truy cập vào tài khoản Office 365 của bạn. Tìm tài liệu hoặc biên bản họp cần tóm tắt, có thể là định dạng PDF hoặc tài liệu dưới dạng Word trên OneDrive.
- Khởi động Copilot
- Trên giao diện Office, chọn biểu tượng Microsoft Copilot từ menu. Đây thường là biểu tượng AI ở góc phải màn hình của bạn.
- Nhập liệu và yêu cầu tóm tắt
- Copy toàn bộ nội dung tài liệu cần tóm tắt vào khung nhập liệu của Copilot. Sau đó, gõ câu lệnh tóm tắt, ví dụ: "Summarize the main points in concise form."
- Nhận kết quả tóm tắt
- Sau khi nhập câu lệnh, nhấn nút 'Run' để tiến hành tóm tắt. Copilot sẽ trả về một phiên bản ngắn gọn của nội dung tài liệu trong khung bên cạnh.
- Chỉnh sửa và sử dụng kết quả
- Kiểm tra lại kết quả tóm tắt và chỉnh sửa nếu cần. Nếu nội dung đã đạt yêu cầu, bạn có thể sao chép và dán nó vào tài liệu mới hoặc email để gửi đi.
Ví dụ thực tế áp dụng
Anh Minh là một nhân viên văn phòng tại Hà Nội, thường xuyên phải tóm tắt các cuộc họp diễn ra vào thứ Hai hàng tuần. Trước đây, anh mất gần một giờ để tổng hợp và viết báo cáo. Như một giải pháp, anh đã sử dụng Microsoft Copilot để tóm tắt nhanh chóng. Với câu lệnh "Summarize the meeting notes focusing on decisions made and points of action," trong vòng vài phút, anh Minh đã có một văn bản ngắn gọn, đầy đủ ý chính. Anh chỉ cần chỉnh sửa đôi chút trước khi gửi cho sếp.
Lưu ý + Pro tips
- Đảm bảo nội dung nguồn không chứa nhiều lỗi chính tả để Copilot xử lý chính xác hơn.
- Nếu nội dung dài, cách chia nhỏ thành từng phần sẽ giúp kết quả tóm tắt chính xác hơn.
- Sử dụng các từ khóa cụ thể trong câu lệnh để Copilot hiểu rõ yêu cầu tóm tắt của bạn.
So sánh với cách thủ công truyền thống
Khi thực hiện tóm tắt thủ công, thường mất nhiều thời gian để đọc, ghi chú và viết lại. Với Microsoft Copilot, bạn chỉ cần vài phút để có một bản tóm tắt hoàn chỉnh và chính xác, tiết kiệm từ 30-50% thời gian làm việc so với cách thủ công.