Workflow tự động tóm tắt tài liệu, viết email với Google Workspace Gems

Tool cần dùng

Các bước

1. 1

   Mở Google Workspace Studio và tạo quy trình mới

   Truy cập vào nền tảng Google Workspace Studio, đây là nơi bạn sẽ bắt đầu xây dựng các quy trình tự động hóa của mình. Chọn tùy chọn 'Tạo quy trình mới' để bắt đầu một dự án trắng. Đây là bước khởi đầu cho mọi tác vụ tự động.

2. 2

   Thêm bước 'Đọc tệp từ Drive'

   Kéo và thả khối 'Đọc tệp từ Drive' vào giao diện quy trình. Bước này cho phép quy trình truy cập và lấy nội dung từ các tài liệu lưu trữ trên Google Drive của bạn. Bạn cần chọn chính xác tệp tài liệu mà bạn muốn Gems xử lý trong các bước tiếp theo.

3. 3

   Thêm bước 'Hỏi Gems'

   Sau khi đã có nội dung từ Drive, kéo và thả khối 'Hỏi Gems' vào quy trình. Đây là trái tim của workflow, nơi trí tuệ nhân tạo của Google sẽ nhận yêu cầu và xử lý dữ liệu. Bạn cần đảm bảo Gems đã được cấu hình để làm việc với các loại tệp từ Drive.

   Prompt mẫuSao chép

   Vai trò: Bạn là một trợ lý tóm tắt tài liệu chuyên nghiệp.
   Nhiệm vụ: Tóm tắt nội dung chính của tài liệu đã được cung cấp.
   Ngữ cảnh: Tài liệu này là báo cáo dự án hàng tháng, cần được trình bày súc tích cho cấp quản lý.
   Format: Tóm tắt phải dưới dạng 5 gạch đầu dòng, mỗi gạch đầu dòng không quá 20 từ.
   Ràng buộc: Chỉ sử dụng thông tin có trong tài liệu gốc, không thêm thông tin bên ngoài.

4. 4

   Cấu hình yêu cầu cho Gems

   Trong khối 'Hỏi Gems', bạn sẽ nhập câu lệnh (prompt) cụ thể cho Gems. Câu lệnh này sẽ hướng dẫn AI biết bạn muốn nó làm gì với nội dung tài liệu đã đọc. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu 'Tóm tắt tài liệu này thành 3 ý chính' hoặc 'Viết email phản hồi dựa trên nội dung tài liệu, kèm theo 2 câu hỏi cần làm rõ'.

5. 5

   Thêm bước 'Gửi email' (nếu cần)

   Nếu kết quả mong muốn của bạn là một email, hãy kéo và thả khối 'Gửi email' vào cuối quy trình. Bạn sẽ nối kết quả từ bước 'Hỏi Gems' vào nội dung email. Sau đó, điền các thông tin cần thiết như người nhận, chủ đề, và kiểm tra lại trước khi gửi.

6. 6

   Kiểm tra và chạy quy trình

   Sau khi hoàn tất cấu hình, hãy chạy thử quy trình để xem kết quả. Bước này rất quan trọng để phát hiện lỗi hoặc những điểm cần cải thiện. Nếu kết quả chưa như ý, bạn có thể quay lại điều chỉnh câu lệnh (prompt) hoặc các cài đặt khác cho đến khi đạt được output mong muốn.