Giới thiệu
Google Drive vừa công bố một cập nhật quan trọng cho tính năng phê duyệt tài liệu, cho phép người dùng chỉnh sửa nội dung ngay cả khi quy trình duyệt đang diễn ra. Điều này giúp các nhóm làm việc linh hoạt hơn, đặc biệt với các dự án cần tốc độ cao và không quá khắt khe về từng thay đổi nhỏ. Tính năng mới này giải quyết vấn đề quy trình phê duyệt bị gián đoạn mỗi khi tài liệu được chỉnh sửa.
Có gì mới?
Trước đây, khi một tài liệu trên Google Drive được gửi đi để phê duyệt, mọi chỉnh sửa sau đó đều có nguy cơ làm “reset” lại toàn bộ quy trình. Điều này có nghĩa là nếu bạn sửa dù chỉ một lỗi nhỏ, những người đã duyệt xong có thể sẽ phải duyệt lại từ đầu. Với bản cập nhật này, Google Drive cho phép người dùng bỏ chọn tùy chọn “Yêu cầu tất cả người duyệt xem cùng nội dung” khi gửi yêu cầu. Nhờ đó, người dùng có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ phê duyệt của những người đã hoàn thành phần của họ. Nếu người duyệt đã chấp nhận và sau đó thấy nội dung bị sửa đổi không phù hợp, họ vẫn có thể tự hủy phê duyệt để duyệt lại.
Tính năng nổi bật
- Chỉnh sửa linh hoạt: Cho phép tác giả chỉnh sửa tài liệu mà không làm gián đoạn quy trình phê duyệt đang diễn ra.
- Giữ nguyên tiến độ phê duyệt: Các phê duyệt đã hoàn tất vẫn được giữ nguyên, chỉ những phần bị thay đổi mới cần xem xét lại nếu người duyệt muốn.
- Tùy chọn dễ dàng: Người dùng chỉ cần bỏ chọn ô “Yêu cầu tất cả người duyệt xem cùng nội dung” khi gửi yêu cầu phê duyệt.
- Quyền hủy phê duyệt: Người duyệt có thể tự hủy phê duyệt nếu thấy nội dung đã thay đổi không còn phù hợp.
Ý nghĩa với người Việt
Tính năng này đặc biệt hữu ích cho dân văn phòng, các nhóm dự án và sinh viên Việt Nam, những người thường xuyên làm việc nhóm và cần quy trình linh hoạt. Ví dụ, các nhóm marketing có thể chỉnh sửa nội dung quảng cáo nhanh chóng mà không cần chờ duyệt lại toàn bộ. Giáo viên có thể duyệt báo cáo của học sinh và học sinh có thể chỉnh sửa lỗi nhỏ mà không cần gửi lại toàn bộ quy trình. Điều này giúp tăng tốc độ làm việc và giảm thiểu sự rắc rối trong các dự án cần phản hồi và điều chỉnh liên tục.
Đã dùng được ở Việt Nam chưa?
Tính năng này đã được triển khai cho tất cả người dùng Google Workspace và người dùng có tài khoản Google cá nhân. Người dùng tại Việt Nam có thể sử dụng ngay lập tức mà không cần VPN hay thẻ thanh toán quốc tế đặc biệt, vì đây là một phần của dịch vụ Google Drive miễn phí và trả phí hiện có.
So với đối thủ?
So với các nền tảng cộng tác tài liệu khác như Microsoft 365 hay Dropbox Paper, Google Drive đang tiến một bước dài trong việc cung cấp sự linh hoạt trong quy trình phê duyệt. Trong khi các nền tảng khác thường yêu cầu tài liệu phải ở trạng thái “ổn định” trước khi gửi phê duyệt để tránh gián đoạn, Google Drive giờ đây cho phép một quy trình động hơn. Điều này giúp Google Drive trở thành lựa chọn hấp dẫn hơn cho các nhóm làm việc muốn cân bằng giữa kiểm soát và tốc độ.
